Der Onboarding-Prozess ist grob gesagt eine Hilfe für die Einstellung neuer Mitarbeiter und deren beabsichtigte Integration in das Unternehmen. Onboarding, ein HR-Konzept, nutzt Verfahren, die Mitarbeitern die Einarbeitung in einem neuen Unternehmen erleichtern sollen.

„Willkommen an Bord!“ – jeder neue Job beginnt mit einem herzlichen Empfang. Onboarding ist im HR ein strukturierter und systematischer Prozess, der dies ermöglicht. Neue Mitarbeiter sollen sich vom ersten Tag an wohlfühlen. Denn zufriedene Mitarbeiter sind motivierter, engagierter und produktiver. Und sie bleiben länger im Unternehmen – was angesichts des Fachkräftemangels immer wichtiger wird. Wir erklären, welche Tools dabei helfen, welche Stationen ein erfolgreiches Onboarding durchläuft und welche Vorteile es bringt.

Was ist Onboarding?

Im Rahmen des Onboarding lernt der neue Mitarbeiter seinen Arbeitsbereich kennen. Ziel des Onboardings ist es auch, dem neuen Mitarbeiter die Unternehmenskultur näher zu bringen, ihn in das soziale Umfeld des Unternehmens zu integrieren und ihn mit den täglichen Arbeitsaufgaben vertraut zu machen.

Erfahren Sie, wie Sie in diesem Artikel, wie Sie ein professionelles Onboarding managen und somit neue Bewerber integrieren sowie neue Mitarbeiter bestmöglich auf die Stelle in Ihrem Unternehmen vorbereiten können.

Warum ist es wichtig, den Onboarding-Prozess zu optimieren?

Viele Arbeitsverhältnisse scheitern während der Probezeit – laut einer Studie von Robert Half and Associates - sogar jeder fünfte Arbeitsvertrag. Durch den Austritt verliert das Unternehmen viele Ressourcen, die es bisher für die Rekrutierung und Schulung von Mitarbeitern eingesetzt hat. Daher ist es sehr wichtig, neuen Mitarbeitern eine umfassende Orientierung zu bieten, um sich als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren. Weitere Vorteile eines optimalen Onboarding-Prozesses sind, dass ein Onboarding die Mitarbeiter von Anfang an motiviert und sich die Mitarbeiter wohlfühlen. Sie fühlen sich willkommen und bauen so Beziehungen auf. Die Mitarbeiter arbeiten zudem effizienter, weil sie sich im Unternehmen zurechtfinden und schneller und produktiver arbeiten. Außerdem verinnerlichen die Mitarbeiter die Unternehmenskultur und ein nachhaltiger Onboarding-Prozess verbessert die Mitarbeiterbindung.

Onboarding: Vermeiden Sie diese Fehler

Viele Arbeitgeber achten zu wenig auf neue Mitarbeiter – Eigentlich ein großer Fehler: Jeder zehnte Mitarbeiter verlässt das Unternehmen innerhalb der ersten 100 Tage - ein gutes Onboarding verringert diese Chance maßgeblich. Was Sie bei der Integration von neuen Mitarbeitern unbedingt vermeiden sollten.

Jeder vierte Neueinsteiger hat sich am ersten Tag seinen Kollegen nicht vorgestellt. Von den neuen Mitarbeitern haben 3 Prozent keinen persönlichen Kontakt zu ihren Kollegen. Die Bewerber sollten schon gar nicht lange auf ihren Arbeitsvertrag warten. Erwähnenswert ist, dass es vor kommt, dass Arbeitgeber die eigentliche Tätigkeit in der Bewerbungsphase künstlich erleichtern. Das Ergebnis ist, es stimmen Stellenbeschreibung und Realität nicht überein. Zwei Drittel der neuen Mitarbeiter müssen ohne ein spezifisches Orientierungsprogramm auskommen und sich eigenverantwortlich einarbeiten. Zusätzlich stellen 57 Prozent der Neuzugänge zudem fest, dass ihr Arbeitsplatz nicht am ersten Tag fertig eingerichtet ist. Die genannten Punkte könnten negative Auswirkungen erzielen und sehr schlecht bei den Neuzugängen und zukünftige Bewertungen ankommen.

Die Organisation und Gestaltung eines erfolgreichen Onboardings

Laut diversen Studien - z.B. der Stepstone Onboarding Survey –  haben Mitarbeiter bestimmte Erwartungen an ihren neuen Job und ihrem Arbeitgeber. Sie wollen nicht nur einen freundlichen Empfang, sondern auch ihre Aufgaben und die Strukturen des Unternehmens kennenlernen. In diesen Interviews gaben sie auch an, dass sie am ersten Tag dem Team vorgestellt werden wollen würden. Folgend möchten die Mitarbeiter Vorgesetzten treffen. Sie erwarten auch einen voll ausgestatteten Arbeitsplatz mit ordentlicher EDV. Sie wünschen sich eine angemessene Schulung oder Einarbeitung genießen zu dürfen. Sie möchten gerne regelmäßiges Feedback, um dessen Leistung besser einschätzen zu können.

Aus den unter anderem genannten Gründen, ist es wichtig festzulegen, was Onboarding für das Unternehmen bedeutet und wie dieser individuelle Prozess für dieses aussieht. Um einen erfolgreichen Onboarding-Prozess zu ermöglichen, können folgende Fragen hilfreich; Unternehmen sollten für ein Onboarding folgendes zunächst klären:

• Welchen ersten Eindruck möchte das Unternehmen beim Mitarbeiter hinterlassen?
• Wann beginnt die Orientierung?
• Wie lange sollte der Prozess dauern?
• Wie viele Gesprächstermine soll es geben?
• Was sollten Neueinstellungen über die Unternehmenskultur und das Arbeitsumfeld wissen?
• Wie sehen Geschäftsprozesse aus und welche Rolle spielen dabei Neueinstellungen?
• Wie sollte die Teamstruktur aussehen und welche Führungskräfte sind für eine Neueinstellung wichtig?
• Welche Ziele werden den Mitarbeitern gesetzt?
• Wie erhalte ich Feedback zum Zulassungsverfahren?
• Gibt es eine Bereitstellungssoftware, die diesen Prozess unterstützt?

Unternehmen müssen Onboarding-Prozesse immer wieder an sich ändernde Umstände und Menschen anpassen und flexibel bleiben. Wir empfehlen Ihnen Integrationssoftware für Planung und Feedback zu verwenden, um sich den Onboard-Prozess zu vereinfachen. Gerne unterstützen wir Sie hierbei.

1. Vorbereitung

Mit der Vertragsunterzeichnung beginnt das eigentliche Onboarding. Denn vor dem ersten Arbeitstag des Mitarbeiters hat das Unternehmen Zeit, den zukünftigen Kollegen wesentliche Informationen zu geben und sie auf die Orientierung vorzubereiten. Beispielsweise muss ein Neueinsteiger wissen, wie die Kleiderordnung ist, wann er anfängt, mit wem er seinen ersten Tag verbringen soll und andere wichtige Firmenformalitäten und Richtlinien. Es ist auch eine gute Idee, dem potenziellen Mitarbeiter vorab einen groben Überblick über den Einarbeitungsprozess zu geben. Doch auch auf Unternehmerseite gibt es einige organisatorische Aspekte zu klären:

• IT-Arrangements müssen definiert werden, einschließlich aller Informationen zu Nutzung, Lizenzen und Hardware.
• Wenn Sie zum Betreten des Unternehmens einen Schlüssel oder eine Mitarbeiterkarte benötigen, ist es wichtig, diese rechtzeitig zu beantragen.
• Am Onboarding-Prozess beteiligte Kollegen müssen ihre Aufgaben und geplanten Prozesse kennen.
• Weisen Sie einem neuen Mitarbeiter einen Standort und eine Karte zu.
• Findet am ersten Tag ein gemeinsames Mittagessen statt, ist der neue Mitarbeiter darüber zu informieren und für Mahlzeiten zu sorgen.
• Auch ein kleines Willkommensgeschenk lohnt sich, damit sich der Mitarbeiter wohl und willkommen fühlt. Auch dies muss vorher vereinbart werden.
• Der verantwortliche Mentor muss sich seiner neuen Aufgaben bewusst sein.
• Der Arbeitsgruppe sind die Aufgaben mitzuteilen, die der neue Mitarbeiter übernehmen wird.
• Es ist wichtig, Schulungen und Einführungsseminare so zu planen, dass der zukünftige Mitarbeiter alle relevanten Unternehmensprozesse kennenlernt.
• Der neue Mitarbeiter muss zu allen wichtigen Orientierungsgesprächen und abteilungsübergreifenden Besprechungen eingeladen werden.

2. Onboarding: Am ersten Tag

Die Grundeinführung, das Onboarding, findet in der Regel am ersten Tag oder in der ersten Woche des Arbeitsverhältnisses statt – je nachdem, wie detailliert das Unternehmen sein Onboarding plant.

 In dieser wichtigen Orientierungsphase sollen dem Mitarbeiter möglichst viele Informationen über die ihm wichtige neue Stelle gegeben werden. Wichtig ist auch, dass der erste Tag für den Mitarbeiter so angenehm wie möglich ist. Denn der erste Eindruck entscheidet und prägt die zukünftige Zusammenarbeit.

Die Orientierung des ersten Tages beinhaltet eine Führung durch das Bürogebäude und eine Vorstellung bei Kollegen und Vorgesetzten. Der Mitarbeiter muss das Gefühl haben, jederzeit mit jedem sprechen zu können und darf nicht zögern, Fragen zu stellen.

Was gehört zum Onboarding-Prozess?

Das Onboarding besteht aus mehreren Teilen. Zunächst gilt es, den Mitarbeiter auf die Arbeit im neuen Unternehmen vorzubereiten und ihn willkommen zu heißen. Dazu müssen Organisationen im Rahmen ihres Onboarding-Prozesses die folgenden Schritte durchlaufen:

• Vermitteln von Formalitäten 
• Interne Abläufe verständlich kommunizieren
• Kollegen und Vorgesetzte vorstellen
• Technologie bereitstellen, inkl. Zugangsinformationen und installierte Tools 
• Technische und fachliche Schulungen anbieten
• Teamzusammenhalt stärken

Was macht gutes Onboarding aus?

Eine gute Einarbeitung integriert den neuen Mitarbeiter so in das Unternehmen, dass er sich wohlfühlt, seine Arbeit gut zu machen weiß und alle internen und technischen Abläufe kennt. Es ist wichtig, das Onboarding ernst zu nehmen.

Damit der Orientierungsprozess gelingt, sollten Unternehmen folgende Tipps beachten:

• Organisationen müssen ihren neuen Mitarbeitern zuhören und auf ihre Wünsche und Bedürfnisse eingehen.
• Durch regelmäßiges Feedback können Umsetzungsprozesse kontinuierlich optimiert und für jeden neuen Teilnehmer individuell angepasst werden.
• Mentoren oder Vorgesetzte sollten Neueinstellungen stets zur Verfügung stehen und für Fragen offen sein.

Wie Sie sehen, ist ein richtiges Onboarding eine komplexe Angelegenheit, die -wenn sie richtig eingesetzt wird- deutlich dazu beiträgt, dass sich Ihre Mitarbeiter bei Ihnen wohlfühlen. Überlassen Sie das Onboarding unseren erfahrenen HR-Team und informieren Sie sich am besten jetzt gleich über die individuellen Möglichkeiten.